浅议现代化机关后勤

浅议现代化机关后勤

●周立新

　　机关后勤体制经过20多年的改革,已经基本实现了后勤管理与服务职能的分离,精简了后勤行政管理机构,转变和规范了后勤管理职能,逐步理顺了后勤管理部门与后勤服务部门之间的工作关系、产权关系、经济关系和收益分配关系,为按市场经济规律组织服务生产与经营创造了条件。新型后勤体制的初步建立,对后勤管理、服务和保障工作又提出了新的要求,如何进一步深化后勤体制改革,推动后勤事业健康发展,是目前值得思考的现实问题。

  后勤管理要信息化

　　经济社会的信息化,影响着政府机关工作的各领域,计算机、网络等高科技产品和手段正被广泛应用到政府工作中。党的十六大报告中明确提出了要推行电子政务,以深化行政管理体制改革。作为政府工作组成部分的机关后勤管理,也面临“信息后勤”、“电子后勤”的问题,亟需实现管理手段、管理方式的信息化。后勤管理信息化,笔者以为主要应包括两个方面,一是将信息技术运用到后勤管理中来,用计算机技术为代表的一系列先进的管理手段与方法逐步代替传统的管理模式,提升后勤管理水平。应重点在财务预算管理、政府采购、物资管理、保障服务等后勤事务管理中引进信息化管理手段,推进“电子后勤”。二是适应信息技术的新变化,深化后勤管理方式的变革,建立适应信息社会和“电子化政府”要求的公开、透明、高效、规范的后勤管理体制。　

 
　从后勤管理的实践看,随着后勤体制改革的深入,后勤管理从传统单一的封闭式管理,逐步扩大到集中统一管理,管理内容日趋宏观,管理范围逐步扩大,后勤管理对信息技术支持的依赖和需求也更加迫切。如政府大宗物品、工程和服务的采购,传统的做法是财政部门每年根据单位预算下拨经费,由各部门根据需要自行购买。在实行政府采购制度并立法以后,政府采购运行各个环节都要通过信息技术平台来完成:政府部门向主管部门提出申请要通过政府局域网,政府采购中心发布采购产品信息及招标书要依赖互联网,企业投标产品传输要通过政府的采购网页,公开竞标、报价、竞价、签订电子合同、电子支付等也都离不开网络技术的支持。政府采购的信息化,使采购在“阳光”下操作,避免了传统直销直购中的种种弊端。再如在财务集中结算、车辆统一管理等方面,对信息化技术支持的需求也越来越强烈。山东省泰安市市直机关引进先进软件和电算化服务,对市直部门财务统一建账、记账、报账和结算;对市直车辆配置了车辆ＧＰＳ卫星导航定位指挥系统,要车、派车、行程、耗油、记费、问题处理等全程实现了智能化、信息化管理,有效杜绝了车辆使用中的“跑、冒、滴、漏”问题。

  后勤管理信息化并不仅仅是把信息科技应用于机关事务管理,提高效率,还要适应政府职能转变和电子化政府建设发展,改变传统的后勤管理与思维模式,树立现代后勤信息管理理念。一是要树立开放、透明的后勤意识。现代市场经济是公开经济,信息社会是透明社会,机关后勤工作必须打破部门封闭式的自我管理,实现社会开放式的市场调节。二是要树立“以人为本”的服务理念。信息社会是一个消费者主权社会。现代后勤服务的对象是机关和机关人员,要时时处处以服务对象为中心搞好管理。三是树立宏观管理理念。服务业分工越来越细,后勤服务逐步要有专门社会机构来承担,因此,后勤管理应减少对具体事务的管理,增强监督和调控管理,实现由微观管理到宏观管理、由具体实物管理到价值形态管理的转变。四是树立效率意识。后勤不“后”,它在政府工作中往往需要“先行”。信息社会瞬息万变,节奏加快,后勤保障应善于捕捉市场信息,及时提供有效供给,切实提高管理效能和办事效率。

  后勤服务要标准化　　传统的机关后勤服务,行政管理色彩浓重,缺乏严格周密的服务程序,缺乏细化、规范的服务标准,缺乏科学有效的监控措施,导致后勤服务随意大、运营成本高,水平参差不齐。随着后勤服务社会化步伐的加快,机关后勤“小”而“全”的自我服务格局被打破,机关后勤服务“走出去”参与社会竞争,社会服务力量“请进来”优化服务质量,“双向”服务格局初步形成。衡量这“两种服务”的准则和尺度,不能再由“机关”说了算,也不能由服务机构说了算,而是要用市场化的统一标准来衡量。后勤服务社会化是手段,标准化才是后勤服务的客观要求。服务标准化,就是要规范服务程序,明确服务关系,优化服务质量,建立服务价格机制,提升后勤管理水平和服务质量。　　推进后勤服务标准化,首先要服务方式程序化。凡事无规矩不成方圆。后勤服务也有自身的规则和程序,如房屋的建设维修,必须采用国际通用的招标、投标和工程监理,否则很难保证服务到位;政府采购必须按照集中采购目录,采取邀标、招标、竞争性谈判、询价等方式进行,否则就不能保证采购的公正和规范。第二,要服务关系契约化。服务契约化,明确核算关系,是后勤服务商品化的必然要求。通过市场竞争、招标和签订合同,政府与服务企业之间建立起遵循价值规律的、公平交易的商品供求关系,以最优惠的价格购买高质量的服务,这是服务标准化的内在要求和根本保证。第三,要服务内容规范化。市场经济是规范经济,服务市场化要求服务技术要有市场规范和标准。这个规范标准既是对后勤服务内在要素的规范,又是后勤服务工作的指标评价标准。应积极借鉴第三产业各种工作规范和产品标准,制定具有行业特点的机关后勤服务规范和标准,使机关后勤服务切实融入到第三产业的发展中,并占一席之地。目前,许多后勤服务企业已取得了ＩＳ09001、9002、14000国际质量贯标认证,在服务规范化、市场化、国际化上迈出重要步伐。第四,要服务价格市场化。后勤服务与社会服务业接轨,形成统一、开放的市场,就不能再由单位来定价格,要将机关后勤服务价格市场化,促进各种服务要素之间的自由流动和充分竞争。如物业管理服务基本项目收费、车辆维修收费等在实行费用结算制度的基础上,应按照市场价格制定明确的收费价格指导标准。
  后勤保障要专业化　　后勤保障专业化,首先要优化后勤资源配置,实现服务资源的集约化。后勤资源配置分散、效益不高、保障失衡直接制约和影响着机关后勤保障水平的提高,是到了对分散的机关后勤资源重新“洗牌”的时候了。当前,应按照专门化、集约化的原则,重点对办公场所、接待资源、车辆资产、办公和生活设施、后勤机构等进行整合改制,调整布局,优化结构,完善保障服务功能,提高后勤资产使用效益。山东省泰安市直机关53个部门原来分散于市区11个院落办公,后勤资源分散,保障标准难统一,浪费很大。2001年他们通过土地置换,实现了集中办公和后勤资源的规模化、集约化管理,推动了后勤保障的专业化。他们将市直53个部门的后勤科室、服务中心全部撤销,后勤保障事务全部归到新成立的市直机关事务管理局承担;将53个部门财务科室撤销,部门各项财政经费、所需办公物品都由财务结算管理服务中心统一建账、统一购置、统一结算;将53个部门使用的137台车辆全部交由车辆管理服务中心统一管理、统一维修、统一调度使用;办公区的卫生保洁、园林绿化、设施维修、水电气暖供应、房屋修缮、话务网络、会议服务及相关生活服务等均由物业管理服务中心集中统一提供。另外,还在办公区内建立了文件交换站,引进社会服务机构,统一提供专门化的社会服务。　

 
　第二,要整合服务机构,实现保障和服务的专门化、产业化。要以产业化动作为手段,以集约化管理和企业化改制为目的,重点推进服务机构、部门、企业单位相互之间、与社会各门之间的整合,推进后勤保障服务的地区、行业之间,服务项目、各种经济成份之间的联合,通过组建服务集团、实行股份合作制、联合经营、引进民营企业、集中管理等形式,优化产业结构,完善保障功能,形成市场化、企业化、专业化后勤保障实体。目前,江苏、上海、重庆等省市在后勤服务单位整合,组建后勤集团,提供专业化服务方面已迈出了实质性步伐。同时,还要推进后勤队伍的专业化,加强专业知识培训,积极引进各类专业人才,特别要引进熟悉市场规则、精通后勤专业的知识型人才,形成专业化知识型后勤人才梯队。　

 第三,要创立后勤品牌,形成“拳头”产品。专门化需要有品牌服务、名牌产品来支撑。当前后勤保障中一个薄弱环节就是缺乏品牌服务、名牌产品,充分发挥几十年传统后勤管理的人才、信誉、产品认知度等优势,选准产品市场定位,提高服务产品的内在品质,打造后勤服务和产品的金字招牌,是实现后勤保障专业化的重要基础和保证。　　(作者单位:山东省省级机关事务管理局)